Mail Merge

Latihan 2: Mail Merge

Tujuan latihan 2:

• praktik integrasi dokumen pengolah kata (MS-Word) dan pengolah angka (MS-Excel).
• praktik pembuatan dokumen Mail Merge dengan sumber data file spreadsheet.

Keterampilan prasyarat:

• kemampuan dasar menggunakan aplikasi pengolah kata MS-Word, pengaturan kertas, margin, header - footer, dan tabel.
• kemampuan dasar menggunakan aplikasi pengolah angka MS-Excel, mengolah data dengan fungsi AVERAGE( ), SUM( ), MAX( ), MIN( )

Langkah-langkah pembuatan:
Latihan 2 ini merupakan praktik pembuatan dokumen Mail Merge tentang hasil ujian siswa kelas XII yang ditujuan kepada orangtua siswa. Latihan ini terdiri dari 2 tahap, yaitu:

1. Pembuatan tabel data dengan aplikasi spreadsheet (MS-Excel)
2. Pembuatan dokumen Mail Merge dengan aplikasi pengolah kata (MS-Word)

Pembuatan Tabel Data

Tabel data ini berisi informasi nilai ujian siswa kelas XII MIPA 1.

1. Bukalah aplikasi spreadsheet (MS-Excel) dan buatlah tabel berikut ini:
   
   
   
2. Judul kolom dapat terdiri dari 2 baris karena menggunakan tool wrap text seperti ditunjukkan gambar berikut:
   
   
   
3. Pada kolom Jumlah Nilai, gunakan perintah SUM( ) untuk menjumlah nilai ujian Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris dan Matematika. 
   


4. Pada kolom Rata-rata, gunakan perintah AVERAGE( ) untuk menghitung rata-rata nilai ujian. 
   


5. Pada kolom Nilai tertinggi, gunakan perintah MAX( ). 
   


6. Pada kolom Mapel tertinggi, gunakan perintah IF( ).
   
   
   
   Perintah IF( ) tersebut digunakan untuk membandingkan, jika nilai J2 (kolom Nilai-tertinggi) = nilai E2 (kolom Bahasa-Indonesia), maka ditampilkan teks Bahasa Indonesia. 
   Jika nilai J2 (kolom Nilai-tertinggi) = F2 (kolom Bahasa-Inggris), maka ditampilkan teks Bahasa Inggris, jika tidak (kondisi J2 = G2) maka ditampilkan teks Matematika.
   


7. Pada kolom Nilai terendah, gunakan perintah MIN( ).
   


8. Pada kolom Mapel terendah, gunakan perintah IF( ).
   
   
   
   Perintah IF( ) tersebut digunakan untuk membandingkan, jika nilai L2 (kolom Nilai-terendah) = nilai E2 (kolom Bahasa-Indonesia), maka ditampilkan teks Bahasa Indonesia. 
   Jika nilai L2 (kolom Nilai-terendah) = F2 (kolom Bahasa-Inggris), maka ditampilkan teks Bahasa Inggris, jika tidak (kondisi L2 = G2) maka ditampilkan teks Matematika.
   


9. Penting untuk diperhatikan, bahwa tabel data yang akan digunakan tidak mengandung judul agar saat integrasi dengan dokumen menjadi lebih mudah. Simpan dokumen spreadsheet dengan nama: tabel-data.xlsx

Pembuatan Dokumen Mail Merge
Dokumen MS-Word ini merupakan surat pemberitahuan nilai ujian siswa kepada orangtua. Data yang digunakan dalam dokumen ini diambil dari tabel data spreadsheet diatas.

1. Bukalah aplikasi MS-Word. Aturlah ukuran kertas menjadi A4 dengan margin top: 3,5 cm, dan margin bottom-left-right: 2,5 cm.


2. Pada bagian header dokumen, masukkan kepala surat. Klik menu Insert - Header - Edit Header.
   
   
   
   
   
   
   
   Untuk gambar logo dapat didownload dari internet menggunakan google image. Klik tombol Close Header and Footer untuk kembali ke dokumen


3. Pada bagian footer dokumen, masukkan nomor halaman. Klik menu Insert - Page Number - Bottom of Page - [pilih salah satu tipe]
   
   
   Klik tombol Close Header and Footer untuk kembali ke dokumen


4. Ketiklah dokumen berikut.
   
   
   
   Bagian teks yang tercetak tebal nantinya akan diguanti dengan data dari tabel-data.xlsx


5. Memasukkan tanggal hari ini: klik menu Insert - Date & Time - Pilih bentuk tanggal - Centang Update Automatically jika perlu.
   
   


6. Masukkan data dari tabel-data.xlsx. Klik menu Mailings - Select Recipients - Use Existing List.
   
   
   
   Pilih file yang sesuai kemudian klik Open.
   
   
   
   Pilih worksheet yang berisi data kemudian klik OK
   
   
   Sekarang data pada tabel data sudah terintegrasi dengan dokumen Mail Merge. 


7. Untuk menggunakan data yang seudah terintegrasi, klik menu Mailings - Insert Merge Field. Gantilah bagian teks yang di cetak tebal dengan data pada merge field:
   
   
   
   
   


8. Klik tombol Preview Result untuk melihat hasil penggabungan dengan tabel-data.xlsx
   
   
   
   


9. Simpan dokumen mail merge. Dokumen ini belum merupakan dokumen final/ hasil. Jika dokumen ini dicetak maka data yang tercetak masih sendiri-sendiri sesuai dengan tampilan nomor data pada Preview Result.
10. Klik tombol Finish & Merge - Edit Individual Document untuk menghasilkan dokumen final.
    
11. Perbedaan kedua dokumen tersebut adalah dokumen mail merge berisi 1 halaman dengan jumlah data 15, dokumen hasil berisi 15 halaman dengan 15 data.

>> Mengatasi Masalah Format Angka dalam Mail Merge

>> Penggunaan Filter Data dalam Mail Merge